這系列會討論到的是Access VBA實際上的應用，前面幾篇，會列出以筆者工作角度來提出的需求，以及要如何實現，當然，每個人的需求都不一樣，我只能拋磚引玉，希望各位能依照自己需求進行調整。

當筆者剛開始工作時，每週需要繳交工作報告，每個月必須繳交現有硬體資料清冊，耗材出入庫需要管理，硬體維修時必須紀錄更換零件與維修資訊，而有些工作不是馬上就能處理好，需要長期處理，需要有進度管控，有些工作則是不是今天要處理，而是要放到後面某天進行，要怎麼管理工作會最合適？筆者有試過寫在純文字檔、寫在Excel上、放到行事曆、代辦工作(Todo list)、放到PDA上(那時智慧型手機還沒誕生)、放到手機上，但這樣資訊實在太過分散，我希望能做一次，其他的資訊就會跟著連動，不用手動謄寫，不用傷腦筋處理太多文書工作，因此萌生了自製程式的念頭。

剛開始，我把自己的需求列在紙上，塗塗改改，列出了會用到的相關資料，以及互相的關聯，有了動手與腦力激盪後，會更了解自己的需求。

然後試著把紙本資料，謄寫到Excel上，每個工作表代表一個資料表，每行填寫需要的欄位名稱與用途，翻翻手邊現有的工作報告、繳交的硬體清冊、物料管理清冊，裡面的欄位是否符合，調整到互相符合，也能互相對照、關聯。到了確認這些欄位都彙整好後，開始對欄位命名，名稱建議編寫英文縮寫，盡可能不要用中文，也不要用特殊符號，問題會少很多。

等到名稱都命好了，資料表名稱也都命好了，再騰到Access上處理，建立各欄位，依照欄位的特性，給予定義文字、日期、數字、註解等，未來所有工作相關的事項，就紀錄到Access中，未來有什麼新增的項目需要紀錄，可以再擴充。

後來看了一些管理的書籍，提到了思考問題常用的五個W跟一個H，其實跟我的需求也很相近，其中包含了Who（誰）、What（什麼）、Where（哪裡）、When（何時）、Why（為什麼），以及How（如何），大致上就是「誰發生了什麼問題，什麼日子幾點的時候在什麼地方，為何會有這樣的問題，以及如何解決」，將這些資料都分門別類記錄下來，未來就能進行相關統計與預測。